A gestão operacional é um fator muito importante para otimizar o fluxo de trabalho dentro de um escritório de advocacia. Ao implementar estratégias e utilizar ferramentas adequadas, é possível aumentar a eficiência, reduzir custos, minimizar erros e retrabalhos, além de proporcionar uma melhor experiência para o cliente.
Por exemplo, a gestão estará presente em todas as etapas de processos judiciais e administrativos do cliente, desde a chegada dele ao escritório até a conclusão do caso. É fundamental garantir eficiência e qualidade na prestação de serviços jurídicos, e a condução desempenha um papel central nesse sentido.
Identificar e mapear os processos existentes é o primeiro passo. Isso envolve analisar o fluxo de trabalho do escritório e identificar cada uma das etapas do atendimento jurídico. Para avaliar quais pontos demandam melhorias, é necessário compreender o que deve ser feito a fim de atender o cliente de forma mais rápida e assertiva.
É bom estar atento para: o fluxo de trabalho; como os processos passam por cada time; quais são os gargalos e ineficiências; e qual é a qualidade dos processos e se eles estão de acordo com os objetivos do escritório. Isso permite identificar oportunidades de otimização, resultando até mesmo em redução de custos e prazos.
Algumas estratégias para otimização incluem a eliminação de tarefas desnecessárias, a automação de tarefas repetitivas, a redução do tempo de espera e a realocação de recursos. No contexto da advocacia, com a elaboração e leitura de diversos documentos, utilizar ferramentas tecnológicas para agilizar a gestão de processos judiciais também deve ser considerado.
Existem diversas opções no mercado que podem auxiliar no cotidiano do escritório, como softwares que diminuem o tempo desde o atendimento com o cliente até uma protocolação. Além dessas ações, é essencial inserir a equipe responsável em uma cultura de gestão eficiente.
A sinergia entre pessoas e o negócio
Colaboradores engajados e com acesso a treinamentos são capazes de executar suas tarefas de forma mais rápida e assertiva, o que pode reduzir o retrabalho. Assim, as pessoas envolvidas na rotina do escritório tornam-se mais propensas a pensar em formas criativas de incorporar novos processos, contribuindo para a inovação.
O treinamento e engajamento da equipe também contribuem para um clima organizacional positivo. Um livro que considero um diferencial sobre o tema é o “Gestão de escritórios e departamentos jurídicos”, dos autores Fábio Lopes Soares e Wagner Osti Pedro. Na obra é abordada a gestão de serviços jurídicos e a sua relação com as mudanças na advocacia global.
Ela destaca a importância da inovação no campo jurídico e a articulação do Direito com outras áreas, como processos e pessoas. Nesse sentido, uma frase que marcou a minha leitura foi: “O advogado líder (gestor) deve empenhar-se de forma incansável em tornar quem está ao seu lado um profissional mais feliz, completo, realizado e motivado. Essa é a missão de um bom líder todos os dias”.
Hoje, ao estar em uma posição de liderança, entendo a importância da sinergia entre a gestão do escritório e a gestão de pessoas. Em três anos de Marques, Martos e Espinace Advogados Associados, já apliquei boas práticas com foco em pessoas que resultaram em profissionais mais proativos e alinhados com o propósito da empresa.
